Dapur pusat boleh merekodkan penghantaran lengkap sedangkan cawangan merekodkan kuantiti boleh guna yang lebih kecil. Saya akan menyelaraskan rekod itu sebelum menganggap perbezaannya sebagai kehilangan.
Mulakan dengan rujukan pindahan dan unit ukuran yang sama. Tentukan barang yang benar-benar tiba serta apa yang direkodkan oleh pasukan penerimaan. Baki yang belum dijelaskan perlu kekal kelihatan sehingga bukti menyokong pembetulan.
Ini ialah semakan operasi praktikal. Contoh di bawah adalah ilustrasi dan bukan hasil pelanggan.
Bandingkan pergerakan yang sama
Dua kuantiti hanya boleh dibandingkan apabila merujuk item dan penghantaran yang sama. Jika dapur merekodkan karton tetapi cawangan merekodkan pek, sahkan dahulu penukaran unit bagi item itu. Nama produk yang biasa digunakan tidak membuktikan kedua-dua pasukan mengira pada asas yang sama.
Pasukan penerimaan perlu membandingkan barang yang tiba dengan rekod. BCcampus menerangkan pengiraan atau penimbangan barang sebagai sebahagian daripada disiplin penerimaan. Panduan inventori perkhidmatan makanan.
Saya akan mengekalkan rekod penghantaran dan penerimaan secara berasingan, dihubungkan oleh satu rujukan pindahan. Perbezaan kekal kelihatan tanpa menimpa rekod asal. Dokumentasi ERPNext menunjukkan pergerakan berasingan melalui stok dalam transit sebagai contoh perisian; keperluan operasi ini terpakai tanpa mengira sistem. Dokumentasi catatan stok.
Contoh rekonsiliasi
Andaikan dapur merekodkan 120 pek bertutup dihantar ke satu cawangan. Pemeriksaan penerimaan menghasilkan rekod berikut.
Semakan penerimaan ilustrasi| Bukti penerimaan | Kuantiti |
|---|
| Pek boleh guna yang diterima secara fizikal | 116 pek |
|---|
| Pek rosak yang diterima dan diasingkan | 2 pek |
|---|
| Perbezaan yang belum dijelaskan | 2 pek |
|---|
120 dihantar = 116 boleh guna + 2 rosak + 2 belum dijelaskan
Jurang berbanding stok boleh guna ialah empat pek. Dua pek itu ada secara fizikal tetapi rosak. Hanya baki dua pek belum dijelaskan. Pelupusan atau tindakan terhadap pek rosak perlu direkodkan mengikut prosedur organisasi. Pek yang belum dijelaskan memerlukan siasatan.
Jangan kurangkan stok boleh guna kerana kerosakan, kemudian menolak pek yang sama sekali lagi melalui rekod pelupusan. Rekod perlu menunjukkan lokasi pek serta perubahan status melalui keputusan yang diluluskan. Contoh ini tidak membuktikan kecurian atau menentukan siapa yang bersalah. Jangan mereka penjelasan semata-mata untuk menutup rekod.
Lengkapkan konteks rekod penerimaan
Saya akan memasukkan medan ini supaya orang lain boleh menjejaki pergerakan tanpa menyusun semula perbualan. Ini ialah cadangan medan operasi, bukan dakwaan bahawa semua perisian menggunakan struktur yang sama.
| Bahagian rekod | Maklumat untuk disimpan |
|---|
| Identiti | Rujukan pindahan, item dan kelompok |
|---|
| Pergerakan | Sumber, destinasi dan kedua-dua cap masa |
|---|
| Perbandingan | Unit yang sama dan kuantiti dihantar |
|---|
| Hasil penerimaan | Kuantiti boleh guna, kuantiti diasingkan dan baki belum selesai |
|---|
| Siasatan | Rujukan bukti, pemilik siasatan dan masa keputusan diperlukan |
|---|
| Penutupan | Sebab disahkan, pelulus yang diberi kuasa, rujukan pembetulan dan masa ditutup |
|---|
Semak waktu tutup pelaporan
Penghantaran yang keluar sebelum waktu tutup pelaporan mungkin tiba selepasnya. Rekod boleh berbeza pada ketika itu tanpa membuktikan kekurangan fizikal. Bandingkan cap masa sebelum menganggapnya kehilangan. Kekalkan status dalam transit yang jelas jika aliran kerja menyokongnya.
Pindahan yang salah dan kesilapan pengiraan dibincangkan dalam panduan khusus perisian Fourth. Saya akan memeriksa transaksi asal dan tidak memaksa penutupan pindahan hanya kerana laporan perlu disiapkan. Panduan rekonsiliasi stok.
Asingkan pencatatan daripada kuasa pelarasan
Penghantar merekodkan barang yang keluar. Penerima merekodkan barang yang tiba. Saya akan menetapkan pemilik inventori untuk menyiasat perbezaan dan mengumpulkan bukti. Orang lain yang mempunyai kuasa diperlukan perlu menyemak dan meluluskan cadangan pembetulan. Hubungkan alasan dan kelulusan dengan perbezaan asal.
Dalam contoh ilustrasi, dua pek yang belum dijelaskan kekal terbuka. Tentukan siapa yang akan mendapatkan bukti dan bila hasilnya akan disemak. Pembetulan kemudian perlu merujuk semula kepada perbezaan asal.
Uji kaedah pada satu laluan
Saya akan menguji satu laluan penghantaran selama lima hari bekerja. Ini cadangan tempoh percubaan, bukan piawaian sejagat. Catat pindahan belum selesai dan usaha menyemaknya. Nilai sama ada rekod membantu keputusan yang wajar. Jika setiap penghantaran masih memerlukan carian dalam beberapa perbualan, proses serahan itu sendiri mungkin perlu diperbaiki.
AI boleh dinilai untuk memadankan rujukan dan menandakan perbezaan. Penjelasan masih memerlukan pengesahan manusia. Cadangan AI tidak boleh menjadi pelarasan stok hanya kerana kedengaran munasabah. Ambil kira masa semakan manusia dan pembetulan apabila menilai penambahbaikan.
Baca panduan AI dan transformasi operasi yang lebih luas.
Jika rekod dapur dan cawangan terus berbeza, bawa satu contoh pindahan untuk perbincangan keperluan operasi.
Bincang keperluan operasi